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企業檔案信息化建設過程中存在的問題及應對策略
發布時間:2022-10-09     點擊數:348

信息化水平是國家現代化程度的重要標志,企業檔案信息化建設是檔案事業的重要分支。隨著數字經濟時代的發展,數字信息成為企業構建核心競爭力制高點,企業檔案作為企業生產管理活動記錄,對企業經營決策、提升核心競爭力具有重要作用,應當積極使用現代化信息技術,依據現代化管理思想,健全檔案管理制度,優化檔案管理利用流程,整合企業經營發展中的各項信息資源,為企業各項工作提供信息支持,推進企業檔案信息化轉型。信息化時代在為企業檔案管理工作帶來機遇的同時,也帶來了巨大的挑戰,企業檔案信息化建設也面臨著許多問題。

【問題】檔案管理信息化建設重視程度不足

檔案管理工作長期受到傳統管理理念的束縛,目前部分企業依然采用傳統人工與紙質文件管理方式,限制了企業的發展。結合企業檔案管理信息化建設現狀來看,多數企業高層對檔案管理缺乏信息化意識,重經濟利益、輕檔案管理的現象普遍存在。尤其在中小型企業中,對于檔案管理這類服務型的工作時常忽視,多數企業采用的是扁平化的管理模式,以犧牲檔案管理部門來達到精簡企業結構的目的,更不用提認識到檔案信息化建設的深遠意義。此外,部分企業對信息化建設的理解停留在較為膚淺的層面,認為將紙質檔案數字化就是實現了檔案管理信息化,缺少對檔案信息管理系統、數據庫建設與維護的關注和重視,造成檔案信息化建設工作開展不力。


【對策】轉變檔案管理思想,樹立戰略思維

對企業領導者而言,首先需要摒棄傳統古板的管理思想,充分意識到檔案管理信息化建設的必要性,樹立起信息化管理理念,將檔案信息化管理工作納入企業的發展規劃與戰略體系中。同時隨著數字經濟下企業檔案信息化成為推動管理理念創新、管理手段革新的綜合管理行為,只有樹立戰略思維,才能為企業檔案信息化提供科學指導理念,使企業檔案信息化處于高效發展狀態,在發展中注重全局性、保障前瞻性、強調協調性。


【問題】檔案信息化建設缺乏統一標準

當前我國企業檔案管理信息化建設還處于探索和實踐階段,配套標準建設相對滯后。各企業在開展檔案管理信息化建設時,大多沒有結合自身發展情況對檔案工作進行有針對性的系統規劃,對于需要收集歸檔的材料種類、檔案后續如何定期規整以及檔案數據庫的建設等都缺乏統一標準和規范制度,導致檔案人員開展工作時具有較大盲目性與隨機性,無法做到有規可循,使得檔案管理信息化建設流于表面,無法發揮信息化建設的優勢作用。


【對策】建立健全檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度是企業檔案管理信息化建設的基礎保障。一方面,企業需要具體圍繞檔案信息化管理工作,分環節設置相應的操作規范和管理制度。具體而言,主要改革和優化信息化工作中檔案收集、整理、利用等關鍵環節的操作規范,如設置信息錄入標準、數字檔案接收標準等,并完善檔案信息查閱、共享、移交等工作的管理制度,使開展檔案信息化管理工作有章可循。同時,還要提升制度執行的監管力度,保障相關操作規范和管理制度落到實處。此外,企業需要有針對性地對相關標準制度進行優化調整,從而建立長效的檔案管理信息化標準體系,讓企業在合法合規的框架下開展檔案管理信息化建設,以制度方式提升檔案管理信息化建設水平。

【問題】檔案管理信息化設施配備不齊全

在推動企業檔案管理信息化建設的過程中,需要采購硬件儀器設備、建立信息管理系統、引進信息技術人才等,需投入大量的時間和資金,尤其對于生產規模較小的企業來說,信息化建設成本高昂。從目前企業發展現狀來看,多數企業管理者對于檔案管理信息化建設的必要性缺乏充分認識,在以追求利潤最大化為目標的企業環境中,人們對于短期內無法獲益的檔案信息化項目不愿投入過多資金,導致企業在處理檔案信息時出現網絡基礎設施不匹配、軟硬件設備落后等現象,嚴重制約了企業檔案信息化管理工作,難以實現向現代化企業的轉型。


【對策】完善檔案信息化管理基礎設施建設

完備的基礎設施是開展檔案信息化管理的關鍵保障,企業需要立足自身檔案管理需求,提高信息化建設的預算比例,加大檔案信息化管理軟、硬件設施的配置。在硬件方面,企業可成立專門的檔案設備部門,結合目前資金能力和業務需求進行科學規劃,購置檔案信息化管理所需的計算機、刻錄機、專業存儲設備、文檔掃描儀等設施,并設置專人定期對相關設施進行升級換代和優化更新,以確保適應信息化建設需求。在軟件方面,企業需要注重檔案管理信息系統的構建,包括智能分類系統、信息安全系統及檔案管理軟件等,并在充分調研企業檔案信息化建設需求的基礎之上進行合理性分析,引進專業化的檔案管理信息系統。

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【問題】檔案管理信息化專業人才相對匱乏

隨著信息技術與檔案管理的緊密結合,檔案管理工作具有專業性和綜合性的特點,這對于企業檔案管理人員的綜合素質提出了較高要求。當前,部分企業檔案專業人才儲備不足,檔案管理人員觀念陳舊、信息素養偏低,無法熟練操作各類檔案管理軟件和信息處理系統導致企業即便高價引進了先進的信息化管理軟硬件設備,也無法使其靈活運用到企業的現代化檔案管理工作中,將檔案管理工作上升到科學、高效管理的高度上,造成企業檔案管理信息化進程建設遲緩。


【對策】培養和引進檔案信息化管理人才

現代檔案管理信息化建設需要復合型的檔案管理人才,企業需要努力提升檔案管理人員的職業修養與技術水平。首先,企業要注重對現有檔案管理人員開展系統化專業培訓,可以通過邀請專家演講授課、前往優秀企業觀摩學習、聘請專業人員進行技術培訓等方式,使其了解與掌握現代化信息技術和電子檔案管理方法,并能熟練操作檔案信息化管理系統,以增強企業檔案管理人員專業素養,優化知識結構體系,使其更好地適應信息化建設進程中的諸多要求。其次,企業應結合現代信息化建設的人才需求特點,建立合理的人才評價機制和獎懲激勵機制,面向檔案管理人員定期開展專業技能考核工作,使得企業的用人制度逐漸規范化。與此同時,還可以與高校達成校企戰略合作意向,制定人才培養計劃,為企業檔案管理信息化建設的長遠發展提供人才保障。

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為了應對信息化時代面臨的挑戰,合理利用企業檔案這種寶貴的信息資源,尋求科學、有效的應對策略非常重要。鴻翼檔案咨詢服務能夠為企業提供調研診斷、咨詢建議、制定規范、業務培訓、頂層規劃等服務,依照國家檔案發展指引,結合企業不同階段發展需求,幫助企業梳理管理制度與流程制定具有單位特色的企業檔案信息化管理規劃方案,總結具備復制性的檔案信息化實踐與發展經驗,協助企業完成項目申報試點等工作。


目前,較多企業對檔案管理的開展都能夠利用互聯網技術對其進行管理,能夠采用電子文檔、音頻、視頻、圖像、文本等形式對檔案資料進行保存和查詢,在豐富檔案內容的同時,能夠將其直觀地展示出來,為檔案資料的利用提供可靠的技術支持。


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